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6 Dicas para evitar erros e multas com a entrega do SPED

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) integra diversos projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital, NF-e, SPED Reinf, Escrituração Contábil Fiscal, entre outras obrigações.

Todos com prazos e particularidades diferentes, o que pode tornar as prestações confusas. Por isso, é preciso entender cada uma.

Estabelecido em 2012, o SPED Fiscal é o conjunto de escriturações dos documentos fiscais entregues à Receita Federal. Entenda como evitar erros e multas nessa obrigação.

1. Acompanhar Legislação Tributária

Acompanhar as mudanças na Legislação Tributária brasileira é uma tarefa árdua e quase impossível devido a determinados processos burocrático, trabalhoso e complicado de entender. Mesmo com essas dificuldades, ainda com passos lentos nosso país vem investindo em uma nova forma para facilitar a vida dos contadores e das empresas, na criação do ambiente SPED.

Contadores, Tributaristas e agente fiscal  devem estar sempre à par das atualizações e do funcionamento do sistema SPED, conhecendo as datas de entrega, os principais erros que podem ocorrer, como corrigi-los e como preencher as informações conforme o leiaute correto.

Um caminho para isso é entender os Guias Práticos disponibilizados pela Receita Federal.

2. Acompanhe os processos em tempo real

É essencial fazer o lançamento de documentos fiscais e outros eventos contábeis no exato momento em que eles ocorrem, em vez de acumular todas essas informações para lancamento no fim do mês.

É comum dos gestores deixar a apuração de todas as informações para a última hora. No entanto, com toda a dinâmica fiscal de uma empresa, essa medida pode resultar em informações desatualizadas e incorretas, além de demandar muito trabalho em um prazo curto. Por isso, é importante acompanhar os processos em tempo real e relacionar as informações periodicamente.

3. Garanta informações confiáveis

Fique atento aos cálculos, apuração e ao preenchimento dos dados para evitar dores de cabeça. Incoerências na apuração das informações e erros entre base de cálculo, alíquota e impostos, podem ser interpretados pelo fisco como má conduta fiscal e são passíveis de multas e penalidades.

4. Conte com um ERP

Um bom Sistema de Gestão – ERP eficiente ajuda no  acompanhamento dos processos da empresa em tempo real apurando cada informação lançada. A partir disso, o ERP gera os arquivos conforme os leiautes corretos e valida as sequências e os cálculos. Assim, a empresa economiza tempo e dinheiro na prestação dessa obrigação, minimizando erros na entrega e gastos desnecessários.

5. Invista em recursos tecnológicos

Empresas que ainda se atém a cópias em papel de documentos que hoje são eletrônicos têm mais chances de cometerem erros na hora de preparar obrigações digitais. É preciso modernizar a estrutura, adotando soluções tecnológicas que lhe garantam maior segurança e confiabilidade.

6. Invista na integração entre as equipes

Promova e invista na Integração da equipe, integrando todos os setores da empresa, fica mais fácil criar um trabalho sistematizado e estratégico para controlar as informações das obrigações fiscais.

Disseminar a cultura da responsabilidade fiscal por toda a empresa é se preocupar com a longevidade do negócio.

 

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versão - outubro 2018